داده‌ها در خدمت سودآوری: پشتیبانی مدیریت عالی با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت اجرایی

عامل اصلی این دشواری‌ها ناکارآمدی سیستم‌های اطلاعاتی مدیران اجرایی[1] است. طبق پژوهش‌های ما مجموعه‌ای از مشکلات مشترک این سیستم‌ها را دچار کرده‌ است. برخی سازمان‌های آینده‌نگر اختیار طراحی مجدد این سیستم‌ها و حفظ اهمیت آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های سازمانی را به مدیران عالی اطلاعات می‌دهند.

ناکامی در تبدیل

وقتی سیستم‌های اطلاعاتی ناکارآمد باشند عملکرد سازمانی آسیب می‌بیند. مدیران اجرایی نیازمند اعداد دقیقی از هر کدام از واحدهای راهبردی کسب‌وکار، محصول و عملیات هستند؛ اما ناهمگونی داده‌ها، کسب درآمد و مقایسه‌ی هزینه‌ها را دشوار ساخته‌ است.

معماری طراحی غیرمنعطف در سازمان که صرفاً مبتنی بر قواعد مالی و حسابداری بود، برونداد سیستم‌ را به شمار معدودی از قالب‌های گزارش‌دهی محدود می‌کند؛ ضمن آن‌که ارائه‌ی تحلیل‌های سنتی همچون جابه‌جایی موجودی کالا برمبنای محصول و مکان در سازمان تقریباً غیرممکن می‌شود. در نتیجه مدیران برای بازنگری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید در میان داده‌های به‌هم‌ریخته و نامنسجم به جستجو بپردازند؛ از همین رو مدیران عالی اطلاعات هم ناچار خواهند بود ماهانه چندین تحلیل‌گر فناوری اطلاعات را برای مرتب کردن داده‌ها بکار گیرند. در نتیجه‌، هزینه‌های پشتیبانی فناوری اطلاعات افزایش می‌یابد.

مدیر عالی اطلاعات باید برای کمک به مدیران عالی سازمان جهت استخراج ارزش از داده‌هایی که آن‌ها را احاطه کرده بودند نقش محوری‌تری در طراحی نسل آینده‌ی سیستم‌های مدیریت اجرایی ایفا کند.

اطلاعات نامنسجم و فاقد روایی

اختلاف معانی واژگان و عدم انسجام در ساختاردهی به اطلاعات از یک واحد به واحد دیگر باعث لنگ شدن بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی شد. یک‌کاسه کردن داده‌هایی که از منابع متعددی تشکیل شده‌اند و اغلب برچسب‌ها و موارد استفاده‌ی مختلفی هم دارند برای استفاده در تصمیم‌گیری‌ها دشوار است. حسابداری گروهی مدیریت به شکلی و مدیریت عملیات به شکلی دیگر به جمع‌آوری داده‌ها اقدام می‌کنند. این عدم انسجام می‌تواند باعث زیر سؤال رفتن اعتبار داده‌ها از جانب مدیران عالی سازمان شود. حتی اگر کار با واسط‌های کاربری سیستم‌ها آسان باشد، اگر مدیران در آزمون‌شدگی، به‌روزبودن و دقت داده‌ها تردید داشته باشند، آن‌ها را آن‌طور که  باید مبنای تصمیم‌گیری قرار نخواهند داد.

بازنگری و کنترل ضعیف سیستم‌ها

اغلب اوقات ارتباطات منقطع بین کسب‌وکار و فناوری اطلاعات می‌تواند باعث ایجاد خلل در طراحی سیستم اطلاعاتی مدیریت اجرایی شود و ایجاد گزارش را پیچیده نماید. گاهی اوقات منطق فناوری اطلاعات به‌جای تحلیل کسب‌وکار هدایت کننده‌ی سیستم‌ جهت‌یابی[2] است. مشکلات احتمالی به‌صورت پراکندگی داده‌ها بروز می‌یابد که رویه‌های نمایش اعداد و قالب‌های گزارش‌‌دهی پیشین را مخدوش می‌کند.

معماری انعطاف‌ناپذیر کسب‌وکار یا فناوری اطلاعات

از آنجا که نیازهای کسب‌وکار پویا هستند، هوش کسب‌وکار سازمان هم باید پویایی داشته باشد. با این حال بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی هنوز دارای معماری‌های ایستایی هستند که ثبت، سازمان‌دهی و مدیریت دسترسی داده‌ها را دشوار می‌کند. سیستم‌های قدیمی‌تر آمادگی کمتری برای این‌گونه به‌روزرسانی‌ها دارند؛ بنابراین کارکنان بخش فناوری اطلاعات باید پیوندهایی به‌صورت دستی ایجاد و سیستم‌ را به صفحات گسترده همچون Excel متصل کنند. این امر ممکن است باعث سردرگمی شود. از آنجا که محدودیت‌های طراحی از ادغام داده‌های تازه در سیستم‌ جدید جلوگیری می‌کنند، همزمانی ساختارهای داده‌ها[3] در جای‌جای نقشه‌ی فناوری اطلاعات رخ می‌دهد. یک سیستم‌ اطلاعاتی مدیریت اجرایی سالم باید جزئیات لازم از سطوح مختلف داده‌ها را ارائه نماید. تجهیزات جهت‌یابی که برای دست‌یابی به سطوح مختلف داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند باعث افزایش قابلیت‌های جاری فناوری اطلاعات می‌شوند.

از اطلاعات تا هوش

یک شرکت جهانی اعلام کرد که بهترین راه برای مقابله با این مشکلات تهیه‌ی مجدد نقشه‌ی کامل فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از مدیریت عالی است. این شرکت در تنظیم سیستم‌ اطلاعات مدیریت اجرایی داخلی خود به مشکل برخورده بود و با این که می‌توانست کالا را در هر جای شبکه‌ی تدارکات خود ردیابی کند، در جریان اطلاعاتی داخل سازمان خود شفافیت کافی نداشت. سال‌ها رشد پرشتاب و مدیریت غیرمتمرکز و تا حدی باری‌به‌هرجهت در زمینه‌ی اطلاعات باعث ایجاد مخلوط ناموزونی از فرآیندهای گزارش‌دهی در بخش‌های مختلف شده بود. مدیران فاقد دیدگاه واحدی نسبت به داده‌های اصلی مربوط به عملکرد بودند و درنتیجه دقیقاً نمی‌دانستند که کدام محصول سودآوری بیشتری دارد.

مدیر عالی اطلاعات یک گروه ویژه با اعضایی هم از بخش مرکزی کسب‌وکار و هم از بخش فناوری اطلاعات تشکیل داد و دریافت که رابطه‌ی بین این دو گروه به نوعی ناکارآ بوده‌است. مدیریت اجرایی دفتر مرکزی، واحدهای مختلف کسب‌وکار و بخش مرکزی و سایر بخش‌های وابسته به فناوری اطلاعات هر کدام به روش خود داده‌های مربوط به عملکرد را مستندسازی کرده بودند و برای مشخص کردن منبع داده‌ها تعداد منابع را زیاد در نظر گرفته بودند. این اعداد به‌صورت مجموعه‌ای از گزارش‌های گروهی درآمدند؛ اما تنوع داده‌های مربوط به آن‌ها و فقدان یکپارچگی اعتماد به مجموعه‌های اعداد را برای مدیران دشوار کرده بود. واسط کاربری[4] مدیریت، که برای طراحی داده‌های کلیدی عملکرد طراحی شده بود پر از معیارهای کلیدی عملکرد مختلف و در برخی موازد متناقض بود و تا حد زیادی غیرقابل‌استفاده شده بود. کاربرپسند نبودن آن هم مشکل را دوچندان کرده بود. بنابراین مدیران اجرایی برای اندازه‌گیری عملکرد سازمان در سطوح مختلفی از جزئیات متقاضی یک سیستم‌ اطلاعاتی مدیریت اجرایی جدید شدند (نمودار). این جهت‌یاب جدید سازمان باید بهبود‌های عمده‌ی ایجادشده در طراحی و کاربردپذیری را یکپارچه می‌کرد.

گزارش تک‌صفحه‌ای

 

لایه‌ها

 

پشتیبانی می‌کنند از:

 

نگاهی کلی: عملکرد سازمان

 

سطح اطلاعات

 

صفحه‌ی ورود: شاخص‌های کلیدی عملکرد

 

زیرساخت‌ فناوری اطلاعات: سخت‌افزار و شبکه‌ها

 

 نرم‌افزارها: اجزا و ساختار داده‌ها

 

همسویی: نرم‌افزارها، خدمات سازمانی، و دامنه‌ها

 

حسابداری مدیریت (کنترل)

 

حسابداری مالی

 

·   الزامات قانونی ·   راهنماییهای داوطلبانه   ·   یازار سرمایه ·   مؤسسات مالی   مدیریت برنامه   مدیریت شکایات   برنامه‌ی راهبردی   تصمیم‌گیری   چشم‌انداز   داده‌های استانداردشده و ساختارهای جدید اطلاعاتی برای ایجاد نظم، مدیر عالی اطلاعات باید برخی مسائل محوری را حل و فصل می‌کرد. اولین اقدام استانداردسازی داده‌ها برای مقابله با عدم انسجام بود. تحت رهبری مدیر عالی اطلاعات، اعضای گروه ویژه بر سر تعاریف معیارهای کلیدی عملکرد توافق کردند و مهم‌ترین معیارها را با توجه به دیدگاه مدیران بخش کسب‌وکار عامل‌یابی نمودند. عواملی همچون تغییر مکان موجودی کالا، طول زمان چرخه‌های موجودی، و حاشیه‌ها[5] بر مبنای تک تک محصولات دسته‌بندی شدند. در ادامه، مدیر عالی اطلاعات یک جدول دسته‌بندی برای کل سازمان تهیه کرد تا ترجمه‌ی داده‌ها از یک واحد به واحد دیگر آسان شود. رابطه‌ی بین اطلاعات کلیدی برای مهم‌ترین معیارهای کلیدی عملکرد مورد نیاز برای مدیریت سازمان بازتعریف شد. پل‌های جدید اطلاعاتی مشکل انتقال دستی داده‌ها از یک سیستم‌ به سیستم‌ دیگر را حل کردند. طراحی یک معماری برای هوش کسب‌وکار برای بهبود پاسخگویی سیستم‌ها، مدیر عالی اطلاعات خط سیر فنی سازمان را بازتعریف و مرکزی برای انباشت داده‌های مربوط به هوش کسب‌وکار و حفظ، برچسب‌گذاری و نظم‌دهی به جریان‌های مختلف اطلاعاتی به وجود آورد. معماری جدید به‌جای تکیه‌ی صرف بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات، مبتنی بر دامنه‌های کسب‌وکار و گروه‌بندی بود و امکان جریان آسان‌تر اطلاعات را فراهم می‌کرد. طراحی این سیستم‌ شامل ابزارهای منعطفی برای دسترسی و تغییر اطلاعات می‌شد. در نهایت، بازطراحی و بهبود واسط کاربری جستجوی داده‌ها را برای مدیران آسان‌تر و آن‌ها را در قالب‌های قابل استفاده ارائه کرد. مثلاً ویژگی‌هایی همچون شماره‌گذاری با رنگ‌های مختلف گروه‌بندی‌های قابل تشخیص‌تری ایجاد کردند تا کاربران را در میان انواع داده‌های مختلف هدایت نمایند. روان‌سازی سلسله‌مراتب گزارش‌دهی پس از حل این‌گونه مسائل مربوط به فناوری اطلاعات به‌وسیله‌ی مدیر عالی اطلاعات، وی به‌صورت موازی برای کمک به مدیران کسب‌وکار جهت درک بهتر عملیات سازمان خود تلاش کرد. وی در قالب مجموعه‌ جلساتی از مدیران خواست که مهم‌ترین معیارها و گزارش‌های سنجش عملکرد خود را برای اولویت‌بندی و آسان‌سازی مطرح کنند. قوی‌تر شدن منطق و افزایش انضباط گزارش‌ها به مدیران در هدف‌گذاری بهتر و پایش بهتر اطلاعات و پیشرفت عملکرد یاری رساند. معماری‌های پویای مبتنی بر کسب‌وکار تغییر گزارش‌ها را آسان‌تر ساخت. حذف تحلیل‌های دفعی[6] پرهزینه که فرآیند را دچار اشکال و اخلال می‌کردند باعث کاهش منابع لازم برای نگهداری سیستم‌ شد. از آنجا که داده‌ها بسیار معتبرتر شده بودند؛ مدیر مالی به‌عنوان نمونه می‌توانست از واسط جدید به‌عنوان یک وسیله‌ی نمایش مناسب در ارائه‌ی تحلیل‌ها استفاده نماید. جریان کسب‌وکار سازمان، پدیداری فشارهای رقابتی، و رسیدن بسیاری از سازمان‌ها به دسترسی جهانی می‌تواند به اطلاعات حامی مدیریت اجرایی سازمان‌ها ارزشی مضاعف ببخشد. تقاضاهای جدید ذی‌نفعان و قانون‌گذاران برای شفافیت بیشتر نیاز به پالایش و بهبود اطلاعات را نمایان می‌سازد. تبدیل داده‌ها به آگاهی‌هایی مفید برای ایجاد ارزش و مزیت رقابتی امری حیاتی است. همه‌ی اینها راه‌هایی است که مدیران عالی اطلاعات به‌عنوان پل‌هایی بین نیازمندی‌های کسب‌وکار و قابلیت‌های فناوری اطلاعات از آن طریق فرصت گسترش اثرگذاری خود بر اهداف کسب‌وکار و پشتیبانی از آن‌ها را دارند.

منبع: پژوهش های مکنزی (مک کنزی)

 1] Executive Information Systems (EIS) [2] Navigation system [3] Parallel data structures [4] User interface [5] margins [6] Ad hoc analyses