شیوه‌های تخصیص وظایف بین کارکنان در فرایندهای کسب و کار
مقدمه
در مدیریت سنتی تقسیم کارها به اجزاء کوچکتر و تخصصی‌سازی آن‌ها مطرح بود. این شیوه در نگاه فرآیندی دچار دگرگونی شده است. با ورود فناوری اطلاعات به سازمان‌ها امکان اجرای کارهای بیشتری به‌وسیله‌ی یک فرد از کارکنان سازمان که در اصطلاح «کارکنان دانشی» نامیده می‌شود وجود دارد.
اصل عامی که در مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر تخصیص وظایف حکمرانی می‌کند منبع[1] است؛ منبع موجودیتی است که می‌تواند کاری را برای سازمان به انجام برساند. این مفهوم عام شامل منابع انسانی و منابع مادی همچون کامیون‌ها، انبارها و تجهیزات لازم دیگر برای تحقق اهداف سازمان است. در مدیریت فرآیندهای کسب و کار ، تخصیص نقش‌آفرینان به فعالیت‌ها باید بر اساس شیوه‌های مصرف منابع طبقه‌بندی شود. بر این اساس چند گونه تخصیص در مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شرح زیر وجود دارد:
1. تخصیص مستقیم
در تخصیص مستقیم، یک فرد، و نه یک موقعیت سازمانی، به همه‌ی نمونه‌فعالیت‌های یک مدل فعالیت خاص تخصیص داده می‌شود. این شیوه از تخصیص منابع در مواردی که فقط یک فرد مناسب برای انجام این فعالیت‌ها وجود داشته باشد سودمند است. رئیس یک شرکت نمونه‌ای از این افراد است که در نهایت در مورد سرمایه‌گذاری‌هایی بیشتر از یک حد نصاب خاص تصمیم‌گیری می‌کند.
تخصیص مستقیم همواره می‌تواند به‌وسیله‌ی تخصیص نقشمبنا[2] شبیه‌سازی شود. این نوع تخصیص که مستلزم معرفی یک نقش برای یک عضو از سازمان است، در ادامه شرح داده می‌شود. اگر ویژگی‌های یک سازمان طی مدتی طولانی ثابت نگه داشته شود، به معرفی یک نقش خاص برای استفاده از تخصیص مستقیم نیازی وجود نخواهد داشت.
2. تخصیص نقشمبنا
تخصیص نقشمبنا روش استاندارد تخصیص کارها به اعضای سازمان است. این روش مبتنی بر این باور است که تمامی اعضای یک نقش خاص تا حدی از جهت کارکردی یکسان هستند؛ به‌گونه‌ای که هر کدام از اعضای آن نقش می‌توانند بخش تعیین‌شده‌ای از کار را به انجام برسانند.
به هر کدام از مدل‌های فعالیت در مدل‌های فرآیندهای کسب و کار یک نقش تخصیص داده می‌شود. این بدان معنا است که تمامی اعضای آن نقش توانایی به انجام رساندن نمونه‌فعالیت‌های مربوط به آن نقش را دارند.
تخصیص نقشمبنا مزایای بسیاری را نسبت به تخصیص مستقیم دارد. تمامی این مزایا مربوط به افزایش انعطاف فرآیندهای کسب و کار هستند. مزیت نخست آن است که در این روش، در صورت تغییر کارکنان، نیازی به تغییر مدل‌های فرآیندهای کسب و کار نیست؛ یعنی کارکنان بازنشسته می‌شوند و کارکنان جدیدی کار آن‌ها را به عهده می‌گیرند. در صورت استفاده از تخصیص مستقیم، هر گونه تغییر در کارکنان به تغییر در کل فرآیند منجر می‌شود.
مزیت دوم آن است که در این روش در زمان اجرای فرآیندهای کسب و کار ، تنها افرادی که در دسترس هستند برای انجام فعالیت‌ها انتخاب می‌شوند. این رویکرد مانع از وقوع موقعیت‌هایی می‌شود که در آن‌ها افراد غایب (به علت شرکت در جلسه یا استفاده از مرخصی) برای انجام کار انتخاب شوند و در نتیجه فرآیند تأخیر مواجه شود. در روش تخصیص مستقیم، زمانی که یک شخص در دسترس نباشد، راهی برای ادامه‌ی اجرای فرآیند وجود نخواهد داشت.
3. تخصیص تعویقی[3]
در تخصیص تعویقی، تصمیم درباره‌ی این که چه کسی نمونه‌فعالیت را انجام دهد تنها در زمان اجرای فرآیند گرفته می‌شود. برای تحقق این هدف، فرقی بین تخصیص تعویقی و تخصیص نقشمبنا وجود ندارد. اما در تخصیص تعویقی، به جای استفاده از اطلاعات مربوط به نقش که در زمان طراحی تعریف شده‌اند، تخصیص به‌عنوان یک گام آشکار در فرآیند انجام می‌گیرد، و تحت تأثیر اطلاعات نقش قرار دارد.
4. تفویض اختیار[4]
تفویض اختیار، افراد را بر اساس موقعیت‌های آن‌ها به نمونه‌فعالیت‌ها تخصیص می‌دهد. بنابراین، فهرستی از موقعیت‌ها برشمرده می‌شود که تعیین‌کننده‌ی افرادی است که توانایی انجام کارها را دارند. این مهم می‌تواند با افزودن یک نقش جدید برای تحقق تفویض اختیار حاصل شود. یک نوع خاص از تفویض اختیار هم متصور است که برای انجام فعالیت‌ها از قابلیت‌های کارکنان دانشی استفاده می‌کند.
5. تفکیک وظایف[5]
طرح تفکیک تخصیص وظایف تخصیص‌های مختلف در درون فرآیندها را به هم مرتبط می‌کند. برای نمونه، یک سند باید به‌وسیله‌ی دو فرد که نقش یکسانی دارند امضا شود. در تخصیص نقشمبنا، این فعالیت‌ها می‌توانند به‌وسیله‌ی یک فرد به انجام برسند. تفکیک وظایف امکان ایجاد ارتباط بین تخصیص‌ها را به‌گونه‌ای فراهم می‌کند که این امر ممکن نیست. از این رو، هر سند به‌وسیله‌ی دو تن از کارکنان امضا می‌شود.
6. اجرای موردی[6]
در این روش تخصیص، فعالیت‌های خاصی در فرآیندهای کسب و کار نیازمند درک تمام بخش‌های آن مورد است. در این‌گونه موارد، بهتر است یکی از کارکنان دانشی تمامی فعالیت‌های مشمول در یک نمونه از فرآیند را به انجام برساند. این کار در جلوگیری از بروز اشتباهات و کاهش زمان پردازش بسیار مؤثر است؛ زیرا فرد از زوایای کار آگاهی کامل دارد و به آسانی می‌تواند مشکلات احتمالی را حل کند.
7. تخصیص مبتنی بر سابقه
ایده‌ی اصلی این روش آن است که یک فرد بر اساس سابقه‌اش به یک فعالیت تخصیص داده می‌شود؛ یعنی بر اساس کارهایی که در گذشته به انجام می‌رسانده است. هدف این روش آن است که کارها بر اساس تجربه‌های فردی تخصص افراد که در اطلاعات مربوط به نقش‌ها منعکس نشده به آن‌ها اختصاص داده شود. با این که این کار جزوی از تعیین نقش‌ها نیست، این‌گونه اطلاعات باید در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به‌گونه‌ای منعکس شود که سیستم بتواند بر مبنای سابقه و تجربه سیستم‌ها شخصی افراد درباره‌ی تخصیص تصمیم‌گیری کند. این روش تخصیص برای تحقق استراتژی «مواجهه یک فرد با مشتریان» مفید است. در این استراتژی، یک مسئولیت اختصاصی برای همه‌ی جنبه‌های یک فرآیند متوجه یک نفر است.
8. تخصیص سازمانی
اگر از تخصیص سازمانی استفاده شود، به‌جای نقش‌ها از موقعیت‌های کلی سازمانی برای تخصیص نمونه‌فعالیت‌ها استفاده می‌شود. برای مثال، برای تفویض هزینه‌ها، مدیر یک واحد سازمانی که درخواست هزینه داده باید موافقت کند.
برگرفته از کتاب مدیریت فرآیندهای کسب و کار ؛ مفاهیم، زبان‌ها و معماری‌ها، با اضافات
