مدیریت گردش کاری (مدیریت جریان کار)
در دهه‌ی 1990، ائتلاف مدیریت گردش کاری (WfMC) برای اداره‌ی امور مربوط به گردش‌های کاریدر میان کاربران، تولیدکنندگان نرم‌افزار و دانشگاهیان تأسیس شد. این ائتلاف گردش‌های کاری و مدیریت گردش‌های کاری را به صورت زیر تعریف می‌کند:
تعریف 1: گردش کاری عبارت است از خودکارسازی یک فرآیند کسب‌وکار به صورت کامل یا بخشی؛ که در آن مستندات، اطلاعات و کارها طبق مجموعه‌ای از قوانین و رویه‌ها از یک نقش‌آفرین به نقش‌آفرین دیگر برای انجام یک کار منتقل می‌شوند.
تعریف2 : سیستم مدیریت گردش کاری یک سیستم نرم‌افزاری است که اجرای گردش‌های کاری را با استفاده از نرم‌افزارهایی که بر یک یا چند موتور گردش کاری سوار هستند تعریف، خلق و مدیریت می‌کند. این سیستم می‌تواند تعریف فرآیندها را تفسیر، با نقش‌آفرینان در گردش‌های کاری تعامل و نوع فناوری‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارهای مورد نیاز را تعیین کند.
فناوری گردش کاری می‌تواند از فرآیندهای کسب‌وکار در درون یک نرم‌افزار یا بین چند نرم‌افزار پشتیبانی و به‌گونه‌ای اثربخش آن‌ها را یکپارچه کند. اما این فناوری جدید می‌تواند برای فعال‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار که نیروی انسانی به صورت فعال در آن درگیر است به کار رود. بنابراین، همکاری بین کارکنان دانشی افزایش پیدا می‌کند. فناوری مدیریت گردش کاری را می‌توان برای ساده‌سازی اصلاح منطق فرآیندهای تحقق‌یافته به‌وسیله‌ی نرم‌افزارها به کار برد. امروزه اغلب سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی مانند سیستم‌های طرحریزی منابع سازمانی دارای یک بخش گردش کاری هستند که تطبیق فرآیندهای کسب‌وکار را با انعطاف بالایی در چارچوب سیستم تسهیل می‌کند. بنابراین به جای سیستم مدیریت گردش کاری از اصطلاح جزء گردش کاری استفاده می‌شود؛ زیرا یک جزء گردش کاری یک سیستم نرم‌افزاری مستقل نیست؛ بلکه درون یک نرم‌افزار دیگر قرار دارد.
گردش‌های کاری به دو دسته تقسیم می‌شوند: گردش‌های کاری سیستمی و گردش‌های کاری تعامل انسانی؛ که شرح هر کدام را در زیر ارائه می‌کنیم:
نوع اول: گردش‌های کاری سیستمی
در گردش‌های کاری سیستمی، فعالیت‌های گردش کاری به صورت خودکار به‌وسیله‌ی سیستم نرم‌افزاری اجرا می‌شوند. بنابراین، کارکنان دانشی با نرم‌افزار تعامل ندارند و نیازی به واسط گرافیکی کاربر و فهرست‌های اقلام کاری نیست. محدودیت‌های اجرایی در یک مدل فرآیندی تعیین می‌شوند و سیستم مدیریت گردش کاری ترتیب درخواست‌های نرم‌افزارها برای تطبیق با مدل فرآیندی تعیین می‌کند.
تعریف 3: یک گردش کاری سیستمی از فعالیت‌هایی تشکیل شده است که به‌وسیله‌ی سیستم‌های نرم‌افزاری بدون دخالت کاربران به انجام می‌رسند.
طراحی و پیاده‌سازی سیستم را می‌توان نوعی برنامه‌نویسی در سطح کلان دانست که کارکردهای سیستم‌های نرم‌افزاری در قالب آن ویژگی‌های اجزای داخلی گردش کاری سیستم را تبیین می‌کنند.
در سکّوهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانیِ فاقد جزء فرآیندی ویژه، تعامل بین سیستم‌های نرم‌افزاری به‌وسیله‌ی قواعدی تبیین می‌شود. این قواعد برای ارسال پیام‌ها با توجه به آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. ساختار کلی فرآیندها را نمی‌توان از این قوانین استخراج کرد. تحقق تغییرات مطلوب نیز طاقت‌فرسا است؛ زیرا قواعد ممکن است وابستگی زیادی به یکدیگر داشته باشند و به‌همین خاطر تغییر آن‌ها مستلزم تحمل عوارض جانبی نامطلوب باشد.
تکنیک‌های مدل‌سازی فرآیند را می‌توان برای نمایش آشکار روابط بین نرم‌افزارهای سازمانی به کار برد. مدل‌های فرآیند، مبنای مفهومی لازم را برای تعریف زمان و شرایط فراخوانی نرم‌افزارهای سازمانی در صورت یکپارچه‌سازی فراهم می‌کند. بنابراین، اختصاص یک جزء فرآیندی که مسئول مدل‌سازی و فعال‌سازی فرآیندهای سناریوی یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی باشد کافی خواهد بود. سیستم‌های مدیریت گردش کاری به‌خوبی می‌توانند این نقش را ایفا کنند. امروزه اغلب میان‌افزارهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی دارای یک جزء ویژه‌ی مدیریت گردش کاری هستند.
نوع دوم: گردش‌های کاری تعامل انسانی
برای معرفی گردش‌های کاری تعامل انسانی بد نیست به سیر تکاملی آن نگاهی بیفکنیم. نسل اول پردازشگران مدیریت گردش کاری تعامل انسانی، سیستم‌های اتوماسیون اداری بودند که در اوایل دهه‌ی 1980 به وجودآمدند. هدف این سیستم‌ها پشتیبانی همکاری افراد مختلف در سازمان بود. در آن سال‌ها، پشتیبانی از کارهای دفتری کانون توجه مدیران و محققان بود. اما به مرور مشخص شد که تجهیز کارکنان به نرم‌افزارهای مناسب کافی نیست؛ بلکه باید روابط بین فعالیت‌های کاری که به‌وسیله‌ی کارکنان مختلف به انجام می‌رسند نیز تعریف و از همکاری آن‌ها با یکدیگر پشتیبانی شود.
با استفاده از داده‌های مشترک و مورد توافق همه‌ی بخش‌های سازمانی در انتقال کار از یک بخش به بخش‌های دیگر می‌توان رویه‌های اداری را سریع‌تر نمود. اما قلمرو اتوماسیون اداری هم‌چنان محدود بود: اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان و اشیاء تأثیرگذار در فرآیندهای آن.
امروزه گردش‌های کاری تعامل انسانی معمولاً بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر را تحقق می‌بخشند که دارای بخش‌های خودکار و بخش‌های دستی است. هدف گردش‌های کاری تعامل انسانی، پشتیبانی اثربخش از بخش‌های خودکار فرآیندهای کسب‌وکار ازراه اعمال کنترل فعال بر فعالیت‌هایی است که طبق مدل‌های فرآیند به انجام می‌رسند.
تعریف 4: گردش‌های کاری که انسان به صورت فعال در آن‌ها مشارکت دارد و با سیستم‌های اطلاعاتی تعامل می‌کند؛ گردش‌های کاری تعامل انسانی نامیده می‌شوند.
سیستم‌های مدیریت گردش های کاری به سازمانی که فرآیند در آن گردش دارد نیز توجه می‌کنند. به بیانی دقیق‌تر، به ازای هر گام در یک فرآیند گردش کاری، نقشی که مسئول آن است نیز دقیقاً تعریف می‌شود. یک نقش گروهی از کارکنان هستند که شایستگی انجام کاری را دارند.
مفهوم نقش متضمن نوع دیگری از انعطاف‌پذیری است؛ زیرا در زمان اجرای یک گردش کاری می‌توان فردی را به یک کار گماشت و فرد دیگر را در انتخاب فعالیتی که باید انجام دهد آزاد گذاشت.
اهداف گردش‌های کاری تعامل انسانی عبارتند از کاهش زمان‌های بیکاری، اجتناب از کارهای تکراری همچون ورود چندباره‌ی داده‌ها به‌وسیله‌ی کارکنان دانشی مختلف، و بهبود یکپارچه‌سازی کارهای انسانی با سیستم‌های اطلاعاتی مرتبط.
افزون بر فعالیت‌ها و ترتیب منطقی آن‌ها در یک مدل فرآیند، سیستم اطلاعاتی لازم برای فعال‌سازی گردش کاری مربوط به هر کدام از این فعالیت‌ها نیز در شکل نشان داده شده است. ضرورت این اطلاعات از آن رو است که سیستم مدیریت گردش کاری، این نرم‌افزارها را فراخوانی و داده‌های فرآیندی لازم را به آن‌ها وارد می‌کند.
گردش‌های کاری تعامل انسانی نیازمند تعریف مفاهیم خاصی برای ایجاد واسط‌های کاربری هستند. مهم‌ترین این مفاهیم «فهرست اقلام کاری» است. کارکنان دانشی به‌وسیله‌ی یکی از اقلام این فهرست از امکان انجام فعالیت‌ها مطلع می‌شوند. وقتی آن قلم انتخاب شود، نرم‌افزار مربوط به آن آغاز به کار می‌کند و داده‌های ورودی را فراهم می‌نماید. هنگامی که فعالیت کامل شود، کارکن دانشی ذکر شده به نرم‌افزار گردش کاری اطلاع می‌دهد.
چالش‌های مدیریت گردش کاری
همان‌طور که در بخش‌های پیشین گفتیم، مدیریت گردش کاری فواید بسیاری دارد؛ زیرا باعث نمایش آشکار و کنترل فعال‌سازی فرآیندها می‌شود. اما این مقوله با انتقادهای بسیاری مواجه شده است که باعث گسترش دیدگاه‌ها نسبت به مدل‌سازی به فرآیندهای کسب‌وکار سازمان و کنترل حاصل از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌شود.
فقدان پشتیبانی کافی از کارکنان دانشی
برخلاف بسیاری از تحولاتی که در فناوری نرم‌افزار و معماری آن رخ داده است، سیستم‌های مدیریت گردش کاری بر کارهای روزانه‌ی کاربران اثرات بسیاری داشته‌اند. باید در مراحل آغازین طراحی این سیستم‌ها برای اجتناب از مشکلات حاصل از عدم پذیرش کاربران مشارکت آنان را جلب نمود. سیستم‌های مدیریت گردش کاری افزون بر نمایش فرآیندها، محیط سازمانی اجرای فرآیندها اجرای فرآیندها را نیز تبیین می‌کنند. این بدان معناست که اشخاص با شایستگی‌ها، موقعیت‌های سازمانی و مهارت‌هایشان نمایش داده می‌شوند. این اطلاعات برای انتخاب افراد جهت انجام فعالیت های خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد. انتخاب فعال افراد به‌وسیله‌ی سیستم‌های مدیریت گردش کاری در صورتی‌که افراد احساس کنند که اجبار یک ماشین باعث افزایش بار کاری آن‌ها شده است اثربخشی لازم را نخواهد داشت. این احساس بدین خاطر در کارکنان ایجاد می‌شود که نسل‌های آغازین سیستم‌های مدیریت گردش کاری واسط‌های کاربری ضعیفی داشتند.
نقش کارکنان دانشی موضوع دیگری است که در سیستم‌های آغازین مدیریت گردش کاری به‌خوبی تبیین نشده بود. مدل‌های گردش کاری گردش فرآیندها را تعیین می‌کنند و یک سیستم مدیریت گردش کاری هم اجرای فرآیند را مطابق مدل گردش کاری تعیین‌شده کنترل می‌کند. این یعنی محدود کردن خلاقیت کارکنان دانشی. هر کاری که در قالب فرآیندهای تعیین‌شده نگنجد نمی‌تواند پیاده‌سازی شود. این مشکل می‌تواند به جایی بکشد که سیستم مدیریت گردش کاری نتواند بخش‌هایی از فرآیندهای کاری سازمان را اداره کند. حتی گاهی برای غلبه بر این مشکل از روش‌های دستی و کاغذی استفاده می‌شد که حالت‌های ناپایداری را در فرآیند کلی ایجاد می‌نمود.
چالش‌های فنی یکپارچه‌سازی
با این که گردش‌های کاری سیستمی برای پشتیبانی از جنبه‌های فرآیندی سناریوهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی دارای قدرت کافی هستند، همان مشکلات فنی که در پروژه‌های سنتی یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی وجود داشت در مورد آن‌ها نیز صادق است.
نرم‌افزارهایی که باید یکپارچه‌سازی شوند، اغلب فاقد واسط‌های کاربری مناسب برای تحقق کارکردهای مطلوب هستند. کارکردهای سیستم‌های نرم‌افزاری را می‌توان در واسط‌های گرافیکی کاربر هم پیاده‌سازی نمود؛ به‌گونه‌ای که پیاده‌سازی در سطح خرد برای دسترسی به کارکرد مطلوب لازم باشد.
یکی دیگر از مشکلات مهم ناظر به این مقوله، شیوه‌ی برقراری ارتباط میان نرم‌افزارهای مختلف در سطح کدهای نرم‌افزاری است. ایجاد ارتباط مستقیم بین نرم‌افزارهای نمونه‌ای از این ارتباط است، به‌گونه‌ای که فراخوانی یک نرم‌افزار به صورت خودکار باعث فراخوانی نرم‌افزار دیگر می‌شود. در این حالت گردش کلی فرآیند تا حدی در سطح کدهای نرم‌افزاری تحقق می‌یابد؛ به گونه ای که سیستم مدیریت گردش کاری تنها قادر به کنترل بخش هایی از گردش فرآیند (و نه کل آن) خواهد بود.
معماری‌های خدمت محور و ارتقای سیستم‌های نرم‌افزاری سنتی برای پشتیبانی از خدمات مفاهیم مهمی هستند که امروزه برای حل این مسائل فنی مورد کاوش قرار می‌گیرند.
پشتیبانی از فرآیندها بدون سیستم‌های گردش کاری
پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت گردش کاری برای همه‌ی محیط‌ها مناسب نیست. در حالتی که تغییری در ساختار فرآیند پیش بینی نشده است؛ تنها کدگذاری گردش فرآیند می‌تواند کافی باشد.
در مدیریت پایگاه داده‌ها رویه‌های ازپیش‌تعیین‌شده‌ای وجود دارد که می‌توان به دنبال مدل فرآیند آن‌ها را فعال‌سازی نمود. اغلب سیستم‌های طرحریزی منابع انسانی دارای یک جزء ویژه‌ی گردش کاری هستند که امکان مدل‌سازی فرآیندهای جدید و فعال‌سازی آنان در محیط سیستم را فراهم می‌سازد.
یکی دیگر از مواضع تحقق فرآیندهای کسب‌وکار، فروشگاه‌های اینترنتی هستند. در این فروشگاه‌ها مراحل یک فرآیند تعامل به شکل گرافیکی به نمایش گذاشته می‌شود. مثلاً در یک فروشگاه اینترنتی بلیط قطار، چند مرحله‌ی تعاملی شامل جست‌و‌جوی مسیر مورد نظر، انتخاب قطار، ارائه‌ی اطلاعات پرداخت و در نهایت بازیابی و چاپ بلیط قطار طی می‌شود.
نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP هزاران فرآیندهای کسب‌وکار را تحقق می‌بخشند این فرآیندها را استفاده برای تطبیق با نیازهای خاص یک سازمان دست‌کاری و ویژه‌سازی نمود. در اکثر موارد، فرآیندها در دل سیستم نرم‌افزاری تحقق می‌یابند؛ به طوری که نیاز به یکپارچه‌سازی مجدد ندارند. اگر نتوان فرآیند تعریف‌شده را متناسب با نیازهای سازمان تغییر داد، می‌توان از کارکرد مدل‌سازی یکپارچه‌ای فرآیندها برای مدل‌سازی فرآیندهای جدید استفاده کرد.
منبع: کتاب مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
Business Process Management; concepts, languages, architectures
خوبید
شما هم وبلاگ پرمحتوایی دارید
شما رو با اسم آتیه مدیریت لینک کردم لطفاً شما هم منو با اسم انجمن مهندسان پتروشیمی کاویان لینک کنید.