مراحل اجرای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و نقش های سازمانی مربوط به آن (دنیای اقتصاد)
-طراحی و تحلیل
در مرحله‌ی نخست چرخه‌ی حیات فرآیندهای کسب‌وکار، بررسی‌های مربوط به فرآیندهای کسب‌وکار و محیط سازمانی و فنی آن‌ها انجام می‌گیرد. بر مبنای این بررسی‌ها، فرآیندهای کسب‌وکار تعریف، بازنگری، تثبیت، و در قالب مدل‌های ویژه‌ی فرآیندهای کسب‌وکار نمایش داده می‌شوند.
مدل‌های آشکار فرآیندهای کسب‌وکار که در قالب نمودهای گرافیکی نشان داده می شوند، تعامل بر سر این فرآیندها را آسان می‌کنند؛ به‌نحوی که ذی‌نفعان مختلف بتوانند با اثربخشی قابل قبولی با هم تعامل و فرآیندهای کسب‌وکار را پالایش نمایند.
در این مرحله علاوه بر فنون مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار از فنون اعتباردهی، شبیه سازی و تثبیت نیز استفاده می‌شود. مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مهمترین بخش فنی کار در طراحی فرآیند است. برمبنای بررسی و یافته‌های فعالیت‌های بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، توصیف غیررسمی فرآیندهای کسب‌وکار با استفاده از یک روش خاص مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به صورت رسمی درمی‌آید.
پس از طراحی اولیه‌ی یک فرآیند کسب‌وکار، نوبت به اعتباردهی به آن می‌رسد یک ابزار مفید مورد استفاده در اعتباردهی به یک فرآیند کسب‌وکار، کارگاه[1] است. افراد مرتبط با یک فرآیند می توانند در قالب کارگاه به بیان نظرات خود درباره ی آن بپردازند. شرکت کنندگان در کارگاه بررسی می‌کنند که آیا همه‌ی نمودهای معتبر فرآیندهای کسب‌وکار در مدل مورد نظر منعکس شده است یا خیر.
برای پشتیبانی از فرآیند اعتباربخشی می توان از فنون شبیه‌سازی استفاده کرد؛ زیرا برخی زنجیره‌های اجرایی نامطلوب را می‌توان به نحوی شبیه‌سازی کرد که نواقص مدل فرآیند را نشان دهد. شبیه سازی فرآیندهای کسب‌وکار هم چنین به ذی‌نفعان اجازه می دهد که قدم به قدم یک فرآیند را از جهت صحت آن در نمایش رفتار واقعی پایش نمایند. اغلب سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار محیطی را برای شبیه‌سازی در نظر گرفته‌اند که می توان در این مرحله از آن‌ها استفاده نمود.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دارای یک طبیعت تکاملی است؛ زیرا مدل فرآیند مورد تحلیل قرار گرفته وبهبود می یابد؛ به طوری که واقعاً منعکس کننده‌ی فرآیندهای کسب‌وکار مطلوب و فاقد اجزاء نامطلوب باشد.
2-پیکربندی
پس از طراحی و تثبیت یک فرآیند کسب‌وکار، باید آن را پیاده‌سازی نمود. روشهای مختلفی برای این کار وجود دارد. این کار را می توان از طریق وضع سیاست‌ها و رویه‌های لازم الاجرا انجام داد. در این مورد، یک فرآیند کسب‌وکار را می توان بدون پشتیبانی یک سیستم ویژه‌ی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار محقق نمود.
در مواردی که یک سیستم نرم‌افزاری برای تحقق فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد، طی مرحله‌ی پیکربندی، یک سکّوی پیاده‌سازی[2] برگزیده می‌شود. مدل فرآیند کسب‌وکار با اطلاعات فنی همراه می‌شود تا فعال‌سازی آن به‌وسیله‌ی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار آسان گردد.
سیستم مورد استفاده را باید با توجه به محیط سازمان و فرآیندی که قرار است اجرا شود پیکربندی نمود. این پیکربندی شامل تعامل کارکنان با سیستم و ادغام نرم‌افزارهای موجود در سازمان با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است.
اهمیت ادغام این نرم‌افزارها از آن‌رو است که در سازمان های امروزی، اغلب فرآیندهای کسب‌وکار به‌وسیله‌ی نرم‌افزارهای موجود مورد پشتیبانی قرار می گیرند. بسته به زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان، مرحله‌ی پیکربندی فرآیندها ممکن است شامل کارهایی از جنس پیاده‌سازی نیز باشد. متصل کردن سیستم‌های نرم‌افزاری پیشین به سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار نمونه ای از این قبیل کارها است.
پیکربندی یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار ممکن است جنبه‌های تراکنشی نیز داشته باشد. تعامل[3] یک مفهوم آشنا در فناوری پایگاه داده‌ها است. در این فناوری، یک مدیر تراکنش تضمین می‌کند که برنامه‌های نرم‌افزاری با پیروی از الگوی تراکنشی در حال فعالیت هستند و از اصول موسوم به ACID پیروی می‌کنند: تجزیه ناپذیری[4]؛ پایداری[5]؛ تفکیک[6] و دوام[7]. این بدان معنا است که تراکنش‌ها در اجرا از یک الگوی «همه یا هیچ»[8] پیروی می‌کنند؛ یعنی یک حالت پایدار را در پایگاه داده به حالت پایدار دیگر تبدیل می‌کنند و تداخلی با سایر تراکنش‌ها ندارند؛ ضمن آن‌که نتایج حاصل از آنان دائم و مستقل از شکست‌های آینده‌ی سیستم است.
با این که در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، نرم‌افزارهای پایگاه داده با ویژگی‌های تراکنشی نقش مهمی در تحقق فعالیت‌های یک فرآیند دارند، می‌توان ویژگی‌های تراکنشی را در سطح فرآیندهای کسب‌وکار نیز تعریف نمود؛ یک زیرمجموعه از فعالیت‌های فرآیندها یک تراکنش کسب‌وکار را تشکیل می‌دهد؛ به نحوی که یا تمام فعالیت‌ها در این مجموعه با موففیت به اجرا می‌رسند یا هیچ‌کدام اجرا نمی‌شوند. این امر تحقق دهنده‌ی ویژگی تجزیه‌ناپذیری است.
پس از پیکربندی سیستم، باید به طور آزمایشی آن را پیاده‌سازی کرد. فنون آزمایش سنتی در حوزه مهندسی نرم‌افزار در سطح فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند تا معلوم شود که مثلاً آیا یک سیستم نرم‌افزاری رفتار مطلوب را به نمایش می‌گذارد یا خیر.
در سطح فرآیند، آزمون‌های یکپارچگی و عملکرد برای بررسی مشکلات احتمالی در زمان اجرای مرحله‌ی پیکربندی اهمیت دارند. وقتی خرده‌مرحله‌ی آزمایش به پایان برسد، سیستم در محیط هدف به کار گرفته می‌شود. بسته به تنظیمات خاص، نیاز به انجام فعالیت‌های دیگری نیز ممکن است احساس شود؛ مانند آموزش کارکنان و انتقال داده‌های نرم‌افزار به سکّوی جدید.
3-فعال‌سازی
پس از تکمیل مرحله‌ی پیکربندی سیستم می‌توان نمونه‌فرآیندهای کسب‌وکار را فعال‌سازی[9] نمود. مرحله‌ی فعال‌سازی فرآیندها شامل زمان واقعی اجرای فرآیند کسب‌وکار است. نمونه‌فرآیندهای کسب‌وکار برای تحقق اهداف کسب‌وکار یک سازمان به اجرا درمی‌آیند. آغاز اجرای یک نمونه‌فرآیند کسب‌وکار معمولاً به دنبال یک رویداد تعریف‌شده اتفاق می‌افتد؛ مانند دریافت یک سفارش به‌وسیله‌ی یک مشتری.
طی مدت فعال‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، داده‌های اجرایی ارزشمندی گردآوری می‌شود. این داده‌ها معمولاً در قالب فایل‌های گزارش می‌آیند. این فایل‌ها محتوی مجموعه‌های منظمی از اطلاعات است که از رویدادهای هر فرآیند حکایت می‌کنند. فعالیت آغاز و فعالیت پایان معمولاً در این فایل‌ها ذکر می‌شوند. این اطلاعات مبنای ارزشیابی فرآیندها[10] قرار می‌گیرند که موضوع مرحله‌ی بعد چرخه‌ی حیات فرآیندهای کسب‌وکار است.
4-ارزشیابی
مرحله‌ی ارزیابی از اطلاعات دردسترس برای ارزشیابی و بهبود مدل‌ها و شیوه‌های پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند. اطلاعات اجرایی به‌وسیله‌ی پایش فعالیت‌های کسب‌وکار و فنون استخراج ارزشیابی می شوند. هدف این فنون تعیین کیفیت مدل‌های فرآیندهای کسب‌وکار و بررسی صلاحیت محیط اجرای آن‌ها است.
5-مدیریت اجرایی و ذی‌نفعان
دامنه‌ی فرآیندهای کسب‌وکار با چندین گونه از ذی‌نفعان با میزان متفاوت دانش، تخصص و تجربه تعریف می‌شود. این افراد به دسته‌های زیر تقسیم می شوند:
• مدیر ارشد فرآیندها: این فرد مسئول استانداردسازی و هماهنگ‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است. به علاوه، وی مسئول تکامل فرآیندهای کسب‌وکار متناسب با نیازمندی‌های متغیر بازار است. در نظر گرفتن نقشی روشن و مجزا برای مدیر ارشد فرآیندها مؤید اهمیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سطح عالی مدیریت است.
• مهندس کسب‌وکار: این افراد متخصصان حوزه‌ی کسب‌وکار هستند که مسئولیت تعریف اهداف استراتژیک سازمان و فرآیندهای کسب‌وکار را بر عهده دارند. اغلب اوقات، مهندسان کسب‌وکار دارای تحصیلات دانشگاهی غیر فنی هستند. به‌همین خاطر، باید برای آسان‌شدن تعامل با این افراد در رابطه با فرآیندهای کسب‌وکار، باید از روشهای ساده‌ای برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده نمود.
• طراح فرآیند: این فرد مسئول مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار از طریق تعامل با متخصصان حوزه‌ی کسب‌وکار و سایر ذی‌نفعان است. توانایی تحلیل بسیار بالا و مهارت‌های ارتباطی بسیار قوی از ویژگی‌های مهم این فرد است.
• نقش‌آفرینانِ فرآیند: این افراد کار عملیاتی واقعی را طی مدت فعال‌سازی یک نمونه‌فرآیند کسب‌وکار انجام می‌دهند. آن‌ها هم‌چنین نقش مهمی در مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار دارند؛ زیرا دانش خوبی را درمورد فعالیت‌های انجام گرفته و روابط متقابل آن‌ها با فعالیت‌های انجام گرفته به‌وسیله‌ی سایر نقش‌آفرینان فرآیند دارا هستند. این وظیفه‌ی طراح فرآیند است که یک چشم‌انداز منسجم را از این اطلاعات گردآوری و در قالب مدل فرآیندهای کسب‌وکار بیان کند.
• کارکنان دانشی: این افراد نقش‌آفرینانی هستند که از سیستم‌های نرم‌افزاری برای انجام فعالیت‌های یک فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند. کارکنان دانشی مجهز به دانش تفصیلی در مورد حوزه‌ی ترم افزار هستند و می‌توانند فعالیت‌ها و حتی بخش‌هایی از فرآیندهای کسب‌وکار را به صورت مستقل انجام دهند.
• مسئول فرآیند: هرکدام از مدل‌های فرآیندهای کسب‌وکار دارای یک مسئول است که مسئولیت کارایی و صحت اجرای فرآیندهای کسب‌وکار به اجرا رسیده مبتنی بر آن مدل را برعهده دارد. وی باید ناکارآمدی‌های فرآیند را کشف کند و آن‌ها رابهبود دهد. این کار با همکاری نزدیک وی با نقش‌آفرینان و طراحان فرآیندها امکان‌پذیر است.
• معماران سیستم: این افراد مسئول توسعه و پیکربندی سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار هستند و باید اطمینان حاصل نمایند که سیستمی که پیکربندی کرده‌اند می‌تواند فرآیندهای کسب‌وکار را در شرایط زیرساختی حاکم بر سیستم‌های اطلاعاتی موجود فعال‌سازی نماید.
• توسعه‌دهندگان: این افراد حرفه‌ای‌هایی در زمینه‌ی فناوری سیستم‌های اطلاعاتی هستند که مصنوعات نرم‌افزاری مورد نیاز را برای پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار تولید می‌کنند. پیاده‌سازی واسط‌هایی[11] برای سیستم‌های نرم‌افزاری موجود نقش مهمی است که بر عهده‌ی توسعه‌دهندکان گذاشته می‌شود.
